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Dicas para organizar um evento

5 de novembro de 2015

Quando se trata de um pequeno evento, a experiência no assunto fala mais alto e as ações tomadas para a organização acabam sendo automáticas e simples. Já em grandes eventos, onde muitas pessoas estão envolvidas, tanto convidados como fornecedores de serviços, o assunto muda de figura e o uso de alguma ferramenta torna-se fundamental para manter um padrão de qualidade e reduzir ao máximo falhas.

Para quem atua na área de Formaturas e Eventos e não possui ainda um software especializado, uma sugestão de ferramenta para apoio aos trabalhos é o uso de uma metodologia conhecida na área da Qualidade, o 5W2H e o Gráfico de Gantt.

A metodologia 5W2H tem a finalidade de responder a 7 perguntas fundamentais na distribuição de tarefas:

What (o que será feito?)
Why (por que será feito?)
Where (onde será feito?)
When (quando?)
Who (por quem será feito?)
How (como será feito?)
How much (quanto vai custar?)

De uma maneira bem simples, você pode criar uma tabela no EXCEL e em cada coluna preencher as respostas das perguntas acima. Veja a imagem a seguir, é um exemplo de uma planilha no EXCEL.

5w2h excel

 

Para quem utilizar o SIEFOR (Sistema de Gestão de Eventos e Formaturas) a tarefa torna-se muito mais simples e automatizada. O sistema permite a criação de listas de tarefas e essas listas podem ser importadas e customizadas para cada evento.

Por exemplo, você pode criar uma lista completa de ações para a organização de um casamento, inclusive você pode criar algumas variações, como por exemplo um checklist específico para Casamentos na Praia e outro específico para Casamentos em Salão de Festa.

Ao contratar um evento, você poderá importar os checklists que serão utilizados e fazer as alterações necessárias, adaptando o evento para seu cliente.

 

checklist para gestão de eventos

Além disso, para cada ação definida, você poderá estabelecer um prazo de conclusão, vincular a atividade a um responsável da empresa e definir qual o fornecedor que estará responsável por aquela atividade. O SIEFOR segue os mesmos padrões do 5W2H, garantindo assim melhores resultados na organização de um evento.

Sobre o gráfico de Gantt, vou tratar exclusivamente dele em outro post, mas antecipando, esta ferramenta permite o controle de prazos e dependências entre as atividades de um evento.

Forte abraço.